Gestión documental integrada

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Gestión documental integrada

Digitalización y Contenidos centralizadaso, seguros y accesibles

La Gestión Documental de AuraPortal BPMS es la de Microsoft SharePoint mejorada con algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades de enlace con otros elementos informativos.

La gestión de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles que existen en el mundo y además, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza, tanto la optimización dentro del sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al más alto nivel. Algunas funciones y aspectos de la misma se citan a continuación.

• Creación automática de bibliotecas. La creación y ubicación automática, en el Portal de la compañía,  de bibliotecas es una herramienta exclusiva de AuraPortal BPMS.
   

• Gran capacidad. Soporta un número prácticamente ilimitado de documentos: hasta 2 millones de documentos por biblioteca y hasta 1.000 bibliotecas. Todo ello en un solo Sitio. Si fuese necesario se pueden crear más Sitios dentro de AuraPortal BPMS.
   

• Creación, revisión, ingreso y digitalización de documentos. Los documentos se pueden crear con cualquier sistema, tanto mediante un editor como mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres) que lleva incluido AuraPortal BPMS. Su incorporación a las correspondientes bibliotecas es inmediata.
   

• Multitud de formatos. Los documentos no han de ser necesariamente textos e imágenes. Se manejan igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
   

• Revisión y Aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, tanto simples como múltiples y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal BPMS para esta circulación son innovadores y ofrecen singulares ventajas.
   

• Visados con firmas digitales en los documentos. Incorpora la mecánica de la firma digital.
   

• Archivística. El archivo de los documentos en las bibliotecas permite múltiples clasificaciones, tanto preconfiguradas como definibles por el usuario, simpre disponible en la Intranet. Ello permite definir y utilizar diversas vistas para localizar al instante los documentos buscados en función de las características diferenciadoras utilizadas.
   

• Enlaces. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos informativos, por ejemplo, otros documentos, proyectos, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc. y por supuesto con la gestión de procesos.
   

• Suscripción. Si un documento en una biblioteca sufre una modificación, el sistema envía un aviso de manera automática a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo documento.
   

• Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea.
   

• Discusiones. También es posible mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se elabora.
   

• Búsquedas. Todo tipo de búsquedas: Por nombre o parte de él, por campos o características (autor, fecha de creación o modificación, destinatario, tamaño, etc.) por contenido (basta indicar la porción de texto buscada), y además mediante filtrados personalizados definidos por el usuario.
   

• Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los procedimientos.
   

• Histórico de tareas que permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento aunque esa información no figure en el texto ni características del documento.
   

• Agrupación de los documentos por expedientes, proyectos y áreas con posibilidad de control de los costes asociados.
   

• Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los usuarios que exhiban los correspondientes permisos. Se establecen 5 niveles de acceso (pueden ampliarse o reducirse): Lector, Agregador, Editor, Aprobador y Responsable.